Documentuitwisseling voor intermediairs

De case

Van polis bladen, polisvoorwaarden, uitkeringsbrieven etc. ontvangt een intermediair een kopie voor haar eigen administratie. Deze stukken worden veelal nog per post aan het intermediair verzonden. Vanuit het oogpunt van procesoptimalisatie is dat jammer. Het is namelijk ook mogelijk om deze poststukken digitaal voor het intermediair klaar te zetten met behulp van de Resultatenservice. Het voordeel daarvan is dat de polis stukken voorzien zijn van digitale labels zodat deze geautomatiseerd kunnen worden gekoppeld aan het juiste klantdossier. Door toepassing van dit protocol kunnen zowel verzekeraars, volmachten als intermediairs een significante kostenbesparing realiseren.

Het proces van ophalen en verwerken van digitale documenten met de Resultatenservice (GRS) bestaat grofweg uit 3 processtappen:

  1. Intermediair haalt een digitaal document op bij de verzekeraar of volmacht.
  2. Het document wordt gekoppeld aan het juiste (klant)dossier bij het intermediair.
  3. Het intermediair behandelt/verwerkt het document.

Cruciaal in dit proces is de koppeling van het digitale document aan het juiste (klant)dossier van het intermediair. Als dit volledig automatisch gebeurt, kan het document direct in het workflow proces worden opgenomen. Dit biedt een intermediair onder andere de volgende voordelen:

  • {ul class="list-items-two"}
  • Besparing in behandel- en doorlooptijden doordat handmatige acties als post verzamelen, uitpakken, scannen, indexeren en koppelen aan juiste klantdossier, komen te vervallen
  • Automatische werkverdeling
  • Automatische behandeling vanuit de werkvoorraad
  • Documenten komen direct op de juiste plek in de organisatie
  • Verhoging van de service richting de eindklant
  • Kleinere kans dat documenten zoek raken

Belangrijkste kenmerken

  • {ul class="list-items-two"}
  • Digitale documentuitwisseling ten behoeve intermediaire distributie
  • Intermediair bespaart minimaal 4 minuten per document
  • Verzekeraar bespaart op papierkosten en portokosten
  • Volumes bij Aplaza boven 250.000 per maand

Het intermediair bespaart per document zeker 4 minuten tijd. Inmiddels worden miljoenen documenten per jaar via de Resultatenservice uitgewisseld. Alleen via Aplaza waren er dat in juni 2015 meer dan 250.000. Op maandbasis bespaart dat intermediairs bijna 17.000 uur tijd. Deze besparing komt bovenop een besparing van ongeveer 835.000 uur per maand door het automatisch verwerken van prolongaties.

Ook de verzekeraar bespaart doordat printen, inpakken en verzenden achterwege kan blijven, op papierkosten en portokosten.